Evidencia necesaria para deducir el gasto de millaje por el uso de un automóvil

Es común que para poder explotar una industria o negocio o para generar ingresos por cuenta propia se use un automóvil para llevar a cabo dicha industria o negocio. Por consecuencia, el uso de un automóvil requiere de mantenimiento para poder funcionar, lo que cuesta dinero.

En Puerto Rico, la Sección 1033.07(3)(G) te permite tomar una deducción por el millaje del automóvil que usas para tu industria o negocio. Es decir, en vez de usar y deducir los gastos reales por concepto de reparaciones, gasolina, entre otros, podrás deducir el millaje usado. A partir del 2017, se puede usar una de las dos alternativas. En este artículo veremos un ejemplo de la evidencia que se puede usar para sustentar el millaje que uses si decides por la alternativa de deducir el millaje usado.

Definición de automóvil para efectos de esta Sección

Un automóvil se define en esta Sección como un automóvil que es manufacturado para usarse en las vías públicas del país y diseñado para el transporte de personas. La definición no incluye a estos vehículos de motor a continuación:

  • los utilizados directamente en el negocio de transporte de pasajeros o propiedades mediante compensación o pago, tales como limosinas, taxis o vehículos públicos;
  • carros fúnebres, carruajes para llevar flores, ómnibuses, ambulancias, motocicletas, camiones, camionetas y cualquier otro vehículo similar utilizado principalmente para el transporte de carga; y
  • automóviles alquilados o poseídos para alquiler por personas regularmente dedicadas al arrendamiento de automóviles.

Si tu vehículo de motor se menciona en la lista de arriba, esta Sección no te aplica.

Cálculo de la deducción por millaje usado

Si decides usar la deducción por el millaje usado, la deducción se calculará usando el millaje total usado para la industria o negocio multiplicado por la tasa por milla que estipule el Secretario mediante reglamento, determinación administrativa, carta circular o boletín informativo de carácter general. Actualmente, esta tasa por milla se encuentra en los $.60 centavos por milla.

Evidencia que se puede usar para sustentar el millaje usado

Para poder deducir el millaje usado de un automóvil que usas para tu industria o negocio, se debe tener documentos físicos que sustenten el millaje que piensas reclamar para calcular la deducción por millaje usado.

Un documento ejemplo que puedes usar se encuentra a continuación. Este documento es un registro del millaje usado de un automóvil.

Evidencia necesaria para deducir el gasto de millaje por el uso de un automóvil 1
Si estás en PC, puedes usar el mouse para darle zoom a la imagen. Si estás en teléfono o tablet, puedes darle zoom como de costumbre.

El documento puedes dárselo a todos tus empleados que usan algún vehículo de tu industria o negocio, incluyendote a ti mismo. Este documento evidencia y sustenta que el millaje usado es uno correcto y real.

Nombre del Empleado: Aquí se pondrá el nombre del empleado o dueño si no tienes empleados.

Número de empleado: Aquí pondrás el número que se usa para identificar al empleado.

Descripción Vehículo: Aquí puedes poner el modelo del automóvil y el color o tablilla.

Aprobado por: La persona que puede aprobar el documento. Lo más recomendable es que sigas los controles internos que has puesto en tu industria o negocio.

Tasa de deducción por milla: Aquí vas a poner la tasa por milla que se usará para calcular la deducción permitida por el millaje usado. Esta tasa la provee el Secretario. Actualmente son $0.60 centavos.

Periodo: El periodo que usas en tus libros. Recuerda que al finalizar el año debes contabilizar todos los reportes de millaje usado por todos los empleados que han usado algún automóvil de tu industria o negocio, incluyendote a ti mismo.

Total de millas: Aquí pondrás el total de milla por el periodo que pusiste en el encasillado “Periodo”. La hoja de cálculo lo hará automáticamente.

Total de deducción: Aquí vas a poner el total de la deducción por el millaje usado del periodo que pusiste en el encasillado “Periodo”. La hoja de cálculo lo hará automáticamente.

Fecha: Aquí pondrás la fecha del viaje que vas a dar. Ejemplo: 11/17/2019.

Localización Inicial: Aquí puedes poner tu localización inicial.

Destino: Aquí pondrás tu destino o localización final.

Descripción / Notas: Aquí vas a describir el motivo del viaje. Ejemplo: Reunión con cliente.

Odómetro (Inicio): Aquí vas a poner el millaje que sale en el odómetro al momento de iniciar el viaje.

Odómetro (Final): Aquí vas a poner el millaje que sale en el odómetro cuando llegas a tu destino o localización final.

Millaje: Aquí vas a poner el millaje usado en ese viaje. La hoja de calculo lo va a calcular automáticamente. Si la hoja de calculo no lo hace, puedes calcular el millaje usado restando el encasillado “Odómetro (Final)” con el encasillado “Odómetro (Inicio)”.

Deducción: Aquí pondrás la deducción permitida por el millaje usado por cada viaje. La hoja de cálculo lo hará automáticamente. Si no lo hace, puedes calcularla al multiplicar el encasillado “Millaje” por el encasillado “Tasa de deducción por milla”.

Plantilla ejemplo que puedes usar para sustentar el millaje usado

Esta plantilla para Excel creada por Microsoft y explicada en este artículo te puede ser útil para tus récords de contabilidad para sustentar el millaje usado y la deducción por millaje que te permite el Código.

Puedes descargar el documento presionando el botón de descargar.

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